صدر تنظيم خدمات المعتمرين عام 1420 هـ بقرار مجلس الوزراء الموقر رقم 93 وتاريخ 1420/06/10 هـ ، وهو يتكون من أربعة عشر مادة ، كما صدرت لائحته التنفيذية بعد موافقة صاحب السمو الملكي النائب الثاني لرئيس مجلس الوزراء وزير الداخلية رئيس لجنة الحج العليا بقرار وزير الحج رقم 197/ق/م وتاريخ 1426/12/21 هـ ، وهي تتكون من تسعة وخمسين مادة ، وذلك بهدف القضاء على السلبيات التي كانت تواجه هذا القطاع ، وقامت وزارة الحج و العمرة بالتطبيق الفعلي لمواد التنظيم ولائحته التنفيذية بطريقة إلكترونية من بداية التطبيق ، ومن خلال مسار إلكتروني أنشأته خصيصا لهذا الغرض يربطها بشركات ومؤسسات العمرة المرخصة داخليا وخارجيا ، وكذلك يربطها بكل من وزارة الداخلية ووزارة الخارجية .
تتعامل شبكة وزارة الحج العالمية الإلكترونية للعمرة مع ملايين المسلمين في جميع أنحاء العالم ، وتتميز بسرعة وكفاءة تبادل المعلومات بين أكثر من جهة ، والتخزين والاسترجاع المتكرر للمعلومات ، إضافة إلى سرية المعلومات ، ويتم من خلال هذه الشبكة استقبال طلبات تأشيرات العمرة وإصدارها ، ومتابعة ضخ التأشيرات للمرخص لهم ومتابعة مدى التقيد بتنفيذ حزم الخدمات التي يقدم المعتمرون من خلالها ، وهي تربط جهات حكومية هي وزارة الداخلية ووزارة الخارجية ووزارة الحج إضافة الي شركات ومؤسسات العمرة المرخصة ، وبنيت من خلالها أيضا أنظمة تخص متابعة الأوضاع النظامية لشركات ومؤسسات العمرة وتحقيقها للاشتراطات والمتطلبات المحددة نظاما لتقديم الخدمة ، وكذلك أنظمة تخص تقديم الخدمة للمعتمرين، وتتولاها شركات ومؤسسات العمرة تحت إشراف ومتابعة وزارة الحج و العمرة.
لتنظيم سير العمل في هذا القطاع ، قامت وزارة الحج و العمرة بالترخيص لعدد من الشركات الكبرى المتخصصة في مجال تقنية المعلومات للعمل "مراكز خدمات أنظـمة العمــرة" اختصرت تسميتها بـ (مخاع) وذلك من خلال مواصفات وضوابط دقيقة لتتولى تقديم الخدمات الإلكترونية لشركات ومؤسسات العمرة السعودية ووكلائهم الخارجيين ولتساهم في تنفيذ تنظيم العمرة .
دورة العمل في عمرة الخارج
تتكون دورة العمل بقطاع عمرة الخارج من جزأين
الجزء الأول : يتم من خلال الأنظمة الإلكترونية المرتبطة بالإدارة العامة لشؤون المرخص لهم والوكلاء الخارجيين
يتم العمل في هذا الجزء من بداية العام الهجري (قبل بداية فترة العمرة) أي من شهر محرم تقريبا ، حيث تقوم الوزارة بالتأكد من استيفاء المرخص لهم كافة المتطلبات من خلال البيانات والتقارير الواردة من الأنظمة الإلكترونية المرتبطة بأنظمة العمرة ومن أهم هذه المتطلبات ما يلي :
- التأكد من عدم وجود ما يمنع تفعيل المرخص له لدى الوزارة ، والجوازات و مركز المعلومات الوطني بوزارة الداخلية .
- دفع أي مبالغ مالية مستحقة نظاما على المرخص له لأي جهة أخرى .
- استكمال المرخص له للجاهزية ، ويشمل ذلك : التأكد من كوادره الإدارية وتوفر شهادات التأمينات الاجتماعية ، جاهزية مواقعه الثلاث بمكة المكرمة والمدينة المنورة ومحافظة دة ، وتوفر كافة الآليات والتجهيزات المطلوبة .
- تقديم حزم الخدمات التي سيقوم المرخص له باستخدامها في طلب التأشيرات للمعتمرين للجهة المختصة بالوزارة لاستكمال إجراءات اعتمادها .
- تقديم الجزء الأول من الخطة التشغيلية للفترة (صفر _ جماد الثاني) ، واعتمادها من الوزارة .
- تقديم الجزء الثاني من الخطة التشغيلية للفترة (رجب _ شعبان) ، واعتمادها من الوزارة .
- بناء أو تعديل أي ضوابط يتم إقرارها من جهات الاختصاص ، للعمل بها وتنفيذها خلال فترة العمرة ، مثل نسب وأعداد التخلف ، أسقف الطاقات الإنتاجية للسفارات .
- تقديم عقود الوكلاء الخارجيين بعد استيفاء كافة متطلباتها (عضوية منظمة الإياتا ، اعتماد العقد من ممثلية المملكة في دولة الوكيل ، وجود حساب في بنك معتمد ، دفع الضمانات البنكية ... ).